De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die werkgevers in Nederland de mogelijkheid biedt om onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Deze regeling helpt werkgevers om hun werknemers extra voordelen te bieden zonder dat hier direct loonbelasting over betaald moet worden, mits deze binnen de gestelde vrije ruimte vallen.

Welke kosten vallen onder de werkkostenregeling?

Binnen de WKR kunnen verschillende soorten vergoedingen en verstrekkingen onbelast blijven, zolang ze binnen de vrije ruimte vallen. Voorbeelden hiervan zijn:

1. Vergoedingen voor reiskosten – Tot een bepaald maximum kunnen reiskosten onbelast vergoed worden.
2. Maaltijden bij overwerk – Kosten voor maaltijden die tijdens overwerk worden verstrekt.
3. Telefoons en laptops – Werkgerelateerde apparatuur zoals laptops, mobiele telefoons en tablets.
4. Bedrijfsfitness – Abonnementen voor fitnessfaciliteiten die door het bedrijf zelf worden aangeboden.
5. Kleine geschenken – Cadeaubonnen en kleine geschenken voor bijvoorbeeld verjaardagen of jubilea.

Welke kosten vallen niet onder de werkkostenregeling?

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen kunnen onbelast worden gegeven. Voorbeelden van kosten die niet onder de WKR vallen en dus belast zijn, zijn:

1. Kosten boven de vrije ruimte – Alle vergoedingen en verstrekkingen die de vrije ruimte overschrijden, worden belast met 80% eindheffing​​.
2. Kosten zonder zakelijk karakter – Vergoedingen of verstrekkingen die geen zakelijk karakter hebben of die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen.
3. Autokosten voor privégebruik – Kosten voor het privégebruik van een auto van de zaak.

Voorbeeld: Bedrijfsfeest binnen de WKR

Stel, een bedrijf met een fiscale loonsom van €600.000 wil een bedrijfsfeest organiseren en wil weten of dit binnen de WKR valt.

Berekening van de vrije ruimte:

• Eerste €400.000 van de loonsom: 1,92% van €400.000 = €7.680
• Resterende €200.000 van de loonsom: 1,18% van €200.000 = €2.360
• Totale vrije ruimte: €7.680 + €2.360 = €10.040

Kosten bedrijfsfeest:

Stel dat het bedrijf een bedrijfsfeest organiseert bij Circa Amsterdam, een duurzame evenementenlocatie. De totale kosten voor het bedrijfsfeest bedragen €10.000.

Omdat de kosten (€10.000) binnen de vrije ruimte (€10.040) vallen, kan het volledige bedrag onbelast worden vergoed via de WKR. Hierdoor hoeft het bedrijf geen extra belasting te betalen over deze vergoedingen, en kunnen de werknemers optimaal genieten van het feest zonder bijkomende belastinglasten.

Meer informatie over de WKR en hoe deze werkt, kun je vinden op de websites van de Rijksoverheid en de Belastingdienst.