Een symposium, oftewel een wetenschappelijke bijeenkomst, is de perfecte manier om kennis te delen, je netwerk uit te breiden en je organisatie op de kaart te zetten. Of het nu om een academische bijeenkomst, een zakelijk congres of een ander type evenement gaat, een goede planning is ten allen tijde essentieel. In deze blog beantwoorden we de belangrijkste vragen en geven we je de stappen om je symposium tot een succes te maken.

Wat is de eerste stap bij het organiseren van een symposium?

De eerste stap bij een symposium organiseren is het vaststellen van de doelstelling en de doelgroep. Wat wil je bereiken met het symposium en wie wil je aanspreken? Deze pijlers vormen de ruggengraat van je hele planning. Het helder in kaart brengen van je doel helpt bij het bepalen van de inhoud, de sprekers en de marketingstrategieën die je zult gebruiken. Even belangrijk is het identificeren van je doelgroep: zijn het academici, professionals uit een specifieke sector, of een breder publiek?  Bij Circa Amsterdam helpen we je graag om deze doelen scherp te stellen en te vertalen naar een concreet plan. 

Hoe stel ik een effectief programma samen voor een symposium?

Een goed programma is essentieel voor een geslaagd symposium. Start met het vinden van sprekers die expert zijn op het gebied van jouw thema. Hun autoriteit en kennis zullen deelnemers aantrekken en betrokken houden. Een waardevolle tip voor het vinden van geschikte sprekers is om gebruik te maken van professionele netwerken zoals LinkedIn. Neem contact op met deskundigen in jouw vakgebied en leg uit hoe hun deelname waarde toevoegt aan je evenement. Biedt hen ook een platform voor eigen promotie, zoals het opnemen van hun sessie op video en het delen via eigen kanalen. Wissel plenaire sessies af met interactieve workshops en paneldiscussies. Dit zorgt voor variatie en houdt de aandacht van de deelnemers vast. Bij Circa hebben we diverse zalen die geschikt zijn voor zowel grote plenaire sessies als kleinere, interactieve workshops. Onze ruimtes bieden de flexibiliteit die je nodig hebt om je programma optimaal in te richten.

Welke logistieke zaken moet ik regelen voor een symposium?

Logistiek speelt een grote rol bij het organiseren van een symposium. Denk aan de volgende zaken:

Locatie: Kies een locatie die goed bereikbaar is en voldoende capaciteit heeft. Circa Amsterdam is ideaal gelegen, met een centrale locatie vlakbij Schiphol en grote snelwegen, en biedt een breed scala aan faciliteiten, zoals vloerverwarming en sterke WiFi.

Catering: Zorg voor voldoende eten en drinken voor je deelnemers en sprekers. Overweeg om duurzame en lokale cateringopties aan te bieden, wat niet alleen milieuvriendelijk is, maar ook de lokale economie ondersteunt.

Technische ondersteuning: Audiovisuele apparatuur, sterke WiFi en eventueel een evenementenapp zijn essentieel. Controleer of de locatie technische ondersteuning biedt gedurende het hele evenement om eventuele problemen snel op te lossen. Circa Amsterdam biedt uitgebreide technische ondersteuning en een groot podium met LED-scherm.

Vervoer en parkeren: Regel duidelijke instructies voor vervoer en parkeren, en overweeg een shuttle service als extra service voor je gasten. Bij Circa Amsterdam zijn er 220 gratis parkeerplaatsen en 10 elektrische oplaadpunten voor auto’s, wat ideaal is voor gasten die met de auto komen. Voor degenen die liever op een duurzame manier reizen, is er ook de mogelijkheid om fietsen te stallen.

Noodplan: Zorg altijd voor een noodplan. Onvoorziene omstandigheden kunnen altijd optreden, zoals onverwachte afzeggingen van sprekers. Een goed noodplan zorgt ervoor dat je snel kunt schakelen en het evenement toch vlekkeloos verloopt.

Hoe promoot ik mijn symposium effectief?

Een goede promotiecampagne is essentieel om deelnemers te trekken. Maak gebruik van een mix van online en offline marketing:

Social media: Gebruik platforms zoals LinkedIn, Twitter en Facebook om je evenement te promoten. Maak aantrekkelijke visuals en gebruik relevante hashtags om je bereik te vergroten. Denk eraan om ook video’s en live streaming te overwegen om meer interactie te creëren.

E-mailmarketing: Verstuur uitnodigingen en updates naar je mailinglijst. Segmenteer je e-maillijst om specifieke groepen te targeten met relevante informatie. Zorg voor boeiende en informatieve inhoud om je ontvangers te enthousiasmeren.

Publicaties: Vermeld je symposium in relevante vakbladen en op evenementenkalenders. Overweeg om artikelen of persberichten te schrijven over het belang van het symposiumthema, wat extra aandacht kan genereren.

Gastbloggen en podcasts: Benader populaire blogs en podcasts in jouw vakgebied en vraag of je een gastartikel mag schrijven of geïnterviewd kan worden over je symposium. Dit kan een groot publiek bereiken dat al geïnteresseerd is in je thema.

Bij Circa kunnen we je helpen met het opstellen van een marketingplan en het benutten van onze eigen netwerken en kanalen. We hebben ervaring met het effectief promoten van evenementen en kunnen je adviseren over de beste strategieën om je symposium tot een groot succes te maken.

Hoe zorg ik voor een goede deelnemersregistratie?

Een gestroomlijnde registratieprocedure zorgt voor een goede eerste indruk en een probleemloze start van je evenement. Hier zijn enkele tips om dit te bereiken:

Registratiewebsite: Maak een gebruiksvriendelijke website. Zorg dat het registratieproces eenvoudig en snel is. Voeg duidelijke instructies toe en maak het visueel aantrekkelijk.

Eenvoudig aanmeldingsformulier: Houd het formulier kort en relevant. Vraag alleen de noodzakelijke informatie om de drempel voor aanmelding laag te houden.

Bevestigingen per e-mail: Bevestig registraties direct per e-mail. Voeg alle benodigde informatie toe, zoals locatie, tijden en een agenda. Dit voorkomt verwarring en geeft deelnemers een duidelijk overzicht.

Automatische herinneringen: Stuur automatische herinneringen uit, zowel per e-mail als sms. Dit helpt deelnemers om de datum niet te vergeten en verhoogt de opkomst.

Dag van het evenement: Zorg dat de ontvangst soepel verloopt. Plaats duidelijk zichtbare bewegwijzering naar de registratiebalie. Zorg voor voldoende personeel om wachttijden te minimaliseren.

Wij helpen je graag!

Er komt aardig wat kijken bij het organiseren van een symposium. Van het bepalen van de doelstellingen en het samenstellen van het programma tot het regelen van de logistiek en de promotie, elk detail is belangrijk. Bij Circa Amsterdam staan we klaar om je te ondersteunen bij het hele proces. Ons ervaren team helpt je graag bij de planning, promotie en uitvoering van je evenement. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen om jouw symposium tot een succes te maken.